Le Gouvernement de la République Togolaise a sollicité de l’Association Internationale de Développement (IDA) et de l’Union Européenne (UE) un financement pour la mise en œuvre du Projet d’Appui à la Gouvernance Economique (PAGE). Le projet a démarré en avril 2018 et sa durée est de cinq (5) ans.
Le Ministère de l’Economie et des Finances, en charge de la mise en œuvre du projet, se propose d’utiliser une partie du financement pour effectuer les paiements autorisés au titre du contrat qui résultera du présent avis de recrutement.
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MISSIONS ET TACHES DE L’ASSISTANT ADMINISTRATIF
Placé sous l’autorité du Coordonnateur, l’Assistant Administratif assure la tenue du secrétariat, la réception, l’envoi et le classement des courriers. Les principales tâches à exécuter sont :
- Assurer le traitement des documents du Projet (correspondances administratives, télécopies, messages et courriers électroniques, notes de service, rapports, PV, comptes rendus, etc. ;
- Soumettre les documents au Coordonnateur de Projet pour signature ;
- Recevoir et traiter les courriers du Projet ;
- Tenir les registres pour le suivi du courrier « départ » et courrier « arrivée » ;
- S’assurer de l’enregistrement et de la ventilation du courrier en provenance ou à destination des autres services et acteurs de la mise en oeuvre du projet ;
- Contrôler et s’assurer de la diffusion correcte des notes de service, circulaires, directives administratives et, en général, de tout docu¬ment à diffusion générale ;
- S’assurer de la distribution régulière du courrier destiné à l’extérieur par l’agent habilité ;
- Utiliser un moyen électronique pour expédier et recevoir le courrier électronique et les distribuer, les classer et les archiver ;
- Rédiger des rapports des réunions périodiques internes ;
- Procéder au classement des documents selon le mode thématique et chronologique afin de permettre une recherche rapide et facile (communication, formation, textes, etc) ;
- Tenir le dossier de chacun des différents acteurs du Projet de façon à sauvegarder les échanges entre le Projet et les différents acteurs ;
- Prendre ou donner les rendez-vous aux visiteurs en tenant compte de l’agenda du CP ou des autres cadres de l’équipe ;
- Assurer la tenue de l’agenda du CP (rappel des réunions et obligations prévues/programmées) ;
- Réceptionner, enregistrer et transmettre les factures fournisseurs ;
- Assurer le standard du Projet et cordonner les contacts extérieurs ;
- Assurer la tenue de la caisse de menues dépenses conformément aux dispositions du manuel ;
- Faire le paiement des factures et autres dépenses en espèces ;
- Encaisser les chèques de réapprovisionnement de la caisse ;
- Tenir un brouillard de caisse conformément au manuel ;
- Assurer l’arrêté mensuel où à chaque approvisionnement de la caisse;
- Et toutes autres tâches jugées nécessaires au poste ;
- Prépare les ordres de mission ;
- Gérer les petites fournitures (papier, encre, etc.) et produits d’entretien (stock, entrées, sorties et approvisionnement) ; participer aux inventaires.
QUALIFICATIONS REQUISES